L’automatisation des notes de frais pour se consacrer à leur cœur de métier

La licorne Fintech Pleo, qui permet aux entreprises de simplifier la gestion des dépenses professionnelles et des frais engagés par leurs équipes, partage le retour d’expérience de Socialclub, client en France.

Pour la gestion des notes de frais et dépenses professionnelles, Socialclub a en effet choisi Pleo. Depuis, les fondateurs et les équipes de commerciaux et producteurs (une vingtaine de personnes) utilisent la solution pour les dépenses du quotidien et celles liées à leurs projets clients, notamment les déplacements et les achats de matériel sur les tournages de publicité.

L’agence de publicité Socialclub revient sur les enjeux rencontrés avant d’utiliser Pleo, sur son choix, et sur les bénéfices gagnés depuis l’implémentation.

« La solution nous a fait gagner du temps et de l’argent, c’est indéniable. Par ailleurs, le principal bénéfice est l’allègement de la charge de travail liée à la gestion des notes de frais, aussi bien pour l’équipe financière et dirigeante, que pour l’ensemble des collaborateurs. Pour ces derniers, le sentiment de confiance et d’indépendance par l’entreprise est également très fort », déclare Valentin Fertillet, Co fondateur et CEO de Socialclub.

Socialclub est une agence de publicité créée en 2017 et basée à Paris, avec comme objectif de moderniser la publicité pour mieux répondre aux problématiques des marques, aux enjeux sociétaux et environnementaux. Réalisant des campagnes 360, Socialclub accompagne ses clients pour façonner leur identité et leur image de marque.

Les défis que rencontraient Socialclub avant Pleo

Perte des reçus générant des deltas importants dans les comptes de l’entreprise et des frictions avec l’équipe financière

Charge de travail chronophage pour lier les reçus aux projets associés

Processus longs et manuels pour soumettre une note de frais, générant des erreurs ou des oublis (reçus manquants ou perdus, montants inexacts, envoi tardif des justificatifs etc.) 

« Notre métier implique de nombreux déplacements et des achats imprévus. Ne disposant que de deux cartes professionnelles pour l’ensemble de l’entreprise via notre banque traditionnelle, de nombreuses dépenses étaient réalisées avec les cartes personnelles de nos équipes commerciales et de production », explique Valentin Fertillet, Co fondateur et CEO de Socialclub.

 « Le principal défi était de récupérer l’ensemble des justificatifs, de démêler les dépenses effectuées entre carte perso et carte pro, et d’associer ces frais aux projets clients. Cela nécessitait de nombreuses relances auprès des équipes. Par ailleurs, le processus de création de notes de frais était tellement fastidieux que certaines petites dépenses n’étaient pas déclarées par l’équipe, pour gagner du temps.  

Entre les dépenses liées aux tournages, les achats du quotidien, et les abonnements en ligne, je dédiais l’équivalent d’une semaine par an pour clarifier et justifier les dépenses avec le comptable. Au-delà de la frustration et des frictions que cela pouvait engendrer, une note de frais perdue pour un achat important pouvait représenter un delta significatif dans la comptabilité », ajoute Valentin.

La solution choisie

Une application mobile pour chaque utilisateur avec une capture numérique des reçus et la gestion de son portefeuille de dépenses

Des cartes professionnelles (virtuelles et physiques)

La définition des limites de dépenses, la catégorisation automatique des achats et la recherche automatique des reçus dans les e-mails.

Un aperçu en temps réel de chaque dépense pour les équipes admin et des tableaux de bord.

« Le choix s’est fait intuitivement. Lorsque nous avons découvert Pleo, nous avons su que c’était une solution nécessaire à notre entreprise en pleine croissance. L’interface et la facilité d’utilisation ont beaucoup pesé dans la décision », affirme Valentin. « Nous avons une culture de soft management, très horizontal, et la volonté d’accorder de l’indépendance et de la confiance à nos équipes : pouvoir inviter ses clients au restaurant, réserver un déplacement, ou payer du matériel lors d’un tournage… sans devoir avancer d’argent ou devoir demander la carte d’entreprise. »

Les résultats et bénéfices 

Une automatisation des remboursements pour l’ensemble de l’équipe

Une réduction de la charge de travail de l’équipe financière

Du temps ré-alloué aux missions principales de l’entreprise : la création et la gestion de projets clients

Une plus grande rigueur dans la gestion des dépenses et des notes de frais grâce à une adoption rapide de la solution 

Des équipes plus productives et la paperasse éliminée 

« La solution nous a fait gagner du temps et de l’argent, c’est indéniable. Par ailleurs, le principal bénéfice est l’allègement de la charge de travail liée à la gestion des notes de frais, aussi bien pour l’équipe financière et dirigeante, que pour l’ensemble des collaborateurs. Pour ces derniers, le sentiment de confiance et d’indépendance par l’entreprise est également très fort.  

Pour accompagner la croissance de l’entreprise, des outils tels que Pleo sont précieux pour nous permettre d’automatiser des processus compta parfois fastidieux, et ainsi pouvoir nous concentrer sur notre réelle valeur ajoutée : la création de campagnes publicitaires et d’identités », conclut Valentin.

A propos de Pleo

Pleo est l’une des principales solutions de gestion des dépenses professionnelles en Europe. Avec plus de 20 000 clients, Pleo permet aux experts-comptables et aux équipes financières d’avoir une visibilité et un contrôle en temps réel des dépenses. Grâce à ses multiples fonctionnalités (limites de dépenses, catégories, tableaux de bord, gestion des multi-entités, indemnités kilométriques) et ses intégrations comptables (Quickbooks, Cegid etc.), Pleo vous fait gagner un maximum de temps et d’argent. Noté 5/5 sur les sites de référence, Pleo offre également aux employés des cartes d’entreprise (virtuelles et physiques) et un processus de remboursement des notes de frais simple et automatisé. 

La direction financière bénéficie du contrôle nécessaire à l’entreprise tout en apportant l’automatisation et la flexibilité dont les équipes ont besoin pour mieux travailler au quotidien. 

Pleo a été fondée à Copenhague en 2015 par deux experts de la fintech et serials entrepreneurs, Jeppe Rindom et Niccolo Perra. Aujourd’hui, l’équipe Pleo est forte de plus de 900 personnes, avec une présence dans 11 pays européens et 8 bureaux (Londres, Stockholm, Berlin, Madrid, Lisbonne, Copenhague, Paris et Québec).