Expensya renforce sa solution de gestion automatisée des dépenses en entreprise avec sa nouvelle offre de cartes de paiement Mastercard à débit immédiat, virtuelles et physiques. L’offre enrichie d’Expensya permet ainsi de réaliser un suivi complet des dépenses professionnelles, de la validation à l’intégration comptable.

Cette offre de paiement apporte des réponses concrètes aux enjeux actuels des entreprises :

• Accélération du télétravail qui bouscule en profondeur l’organisation des moyens de paiement en entreprise et oblige les directions financières à repenser les solutions mises à disposition des collaborateurs : partagées, accessibles à distance et sécurisées ;
• Nouvelles réglementations en vigueur, comme le Forfait Mobilité Durable, qui exigent des outils paramétrables et efficaces, simplifiant l’application de la législation ;
• Augmentation des paiements par carte, notamment pour toutes les licences SaaS (Linkedin, Google Ads, OVH, etc).

Une solution de gestion des dépenses à la fois flexible et sécurisée

Un grand nombre d’entreprises, notamment les PME et ETI, n’ont pas encore digitalisé la gestion de leurs dépenses professionnelles. Une étude récente confirme en effet que 65%* des sociétés continuent de gérer les dépenses professionnelles sur un tableau Excel. Ce qui engendre une lourdeur administrative et un risque non négligeable lié à la gestion physique des justificatifs sans possibilité de contrôle (erreurs, pertes et fraudes…).

C’est d’ailleurs pour cela que de nombreuses entreprises ont déjà recours à des solutions de gestion de notes de frais comme Expensya ; qui a déjà fait économiser l’équivalent de 2 millions d’heures de travail à ses clients en 2021. En parallèle, ces entreprises utilisent le plus souvent les cartes corporate réservées aux équipes dirigeantes.

Quant aux collaborateurs, ils se doivent d’avancer les frais ou utilisent une carte de l’entreprise qu’ils se partagent. Ce qui est un risque pour la sécurité et le contrôle des dépenses.

Par conséquent, les directions financières manquent de visibilité sur les dépenses engagées et ne contrôlent pas l’utilisation faite des cartes corporate. Elles n’obtiennent une vision qu’a posteriori, une fois les dépenses rapprochées en comptabilité.

Des cartes de paiement pour plus de sécurité et de visibilité en temps réel

Fort de ce double constat, Expensya complète son offre SaaS existante avec des cartes de paiement pour les entreprises. Les directions financières peuvent alors créer une carte en quelques secondes pour chaque collaborateur concerné sous forme dématérialisée. Elle est utilisable immédiatement en ligne, mais également en sans contact avec Google Pay et Apple Pay. Si nécessaire, une carte physique peut également être commandée.

Lors de leur création, les cartes sont configurées en quelques clics, par le directeur financier ou le manager. En définissant des modalités d’utilisation plafonds de paiement, horaires et jours de dépenses, types d’achats autorisés, etc. Ce paramétrage précis des cartes de paiement permet aux directions financières de garder le contrôle sur les dépenses engagées et d’optimiser la trésorerie de l’entreprise.

En complément, Expensya introduit un niveau de sécurité additionnel en liant l’utilisation des cartes de paiement à des budgets approuvés au préalable par les managers. Par exemple, une enveloppe budgétaire dédiée aux dépenses de publicité en ligne.

Au-delà de la limite fixée, les transactions ne sont pas autorisées. En résumé, aucun euro n’est dépensé sans autorisation préalable. Les directions financières obtiennent 100% de visibilité en temps réel sur les dépenses réalisées ainsi que sur les budgets alloués.

Une visibilité 360° des dépenses, de la validation à l’intégration comptable

« Proposer des cartes de paiement n’est pas suffisant. Les entreprises ont besoin d’une plateforme unifiée pour obtenir de la visibilité sur leurs dépenses et gagner du temps sur leurs processus.

Avec notre nouvelle brique de paiement, nos clients ont accès à la plateforme de gestion des dépenses professionnelles la plus complète du marché. » déclare Karim Jouini, co-fondateur et CEO, Expensya.

Les cartes de paiement proposées par Expensya viennent compléter l’offre SaaS de gestion et d’automatisation des dépenses professionnelles ; pour proposer une plateforme « tout-en-un », de la validation des budgets à l’intégration comptable.

Lorsque le collaborateur effectue ses achats, il peut ajouter ses justificatifs de dépenses en toute simplicité. En prenant une photo sur mobile ou en intégrant sa facture PDF sur ordinateur. 97%** des reçus sont collectés en moins de 3 jours.

Expensya enregistre les factures même avec une simple photo

Par ailleurs, la volonté d’Expensya est d’offrir un écosystème intégré et automatisé. Pour que les directions financières réduisent leur temps dédié au traitement de l’information. Etablissements bancaires, ERP, outils de paie, outils de réservation, etc. Expensya propose des intégrations sur- mesure pour s’adapter au contexte du client.

Grâce à cela, les justificatifs sont récupérés automatiquement, réduisant le temps de traitement ainsi que le risque d’erreurs. 3** jours par mois sont gagnés en comptabilité fournisseurs.

Ce circuit intégré et automatisé des dépenses professionnelles est un argument fort. « Domino’s collaborions déjà avec Expensya pour la partie notes de frais. Nous sommes ravis que cette offre de paiement se développe car c’était un besoin exprimé en interne. Nous avons prévu d’équiper nos collaborateurs de cartes virtuelles pour les achats marketing et de cartes physiques pour les déplacements réguliers.

La direction a choisi Expensya pour son offre flexible et sécurisée, ainsi que pour sa plateforme « tout-en-un » qui nous assure un suivi global, en temps réel, des dépenses. Nous apprécions également la démarche de co-construction du produit, pour qu’il réponde parfaitement aux besoins de nos clients. » ajoute Marc Lemarchand, Directeur Administratif et Financier France, Domino’s Pizza.