La flotte automobile correspond souvent au troisième poste de frais généraux pour une entreprise. Si elle a un objectif d’optimisation, elle n’est toutefois pas libre de la gérer totalement comme elle le souhaite. Jenji, le spécialiste de la gestion des dépenses professionnelles, donne 3 conseils pour gérer au mieux et optimiser ce poste de dépenses.

L’adoption d’une politique automobile

La politique automobile est un élément nécessaire à la bonne gestion d’une flotte automobile. Il s’agit d’un document élaboré par l’entreprise, qui rassemble toutes les règles d’attribution, d’usage et de gestion des véhicules à destination des salariés. Ce document permet à ces derniers de mieux choisir leur véhicule, et de connaître leurs droits et leurs devoirs en tant que conducteurs. 

La politique automobile est généralement mise en place lorsque la flotte d’une entreprise compte plus de 20 véhicules. 

L’utilisation d’un logiciel de gestion des dépenses

La gestion de la flotte automobile d’une entreprise a un coût, tant en termes organisationnels que financiers. Un logiciel de gestion de dépenses peut donc aider à anticiper, centraliser et optimiser ces coûts, mais aussi à analyser toutes les données relatives à votre flotte. 

Grâce à l’automatisation, cet outil permet en effet aux entreprises de mettre en place une organisation adaptée aux usages de leurs salariés, tout en gérant efficacement les dépenses. 

La prise en compte du bien-être des salariés

L’entreprise doit mettre en œuvre « les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs » (article L4121 du Code du travail). Le risque routier entre dans ce cadre, et doit être pris en compte au moyen d’actions de prévention et de formation auprès des salariés. Faute de prise en compte de ce risque, l’entreprise peut être tenue pour responsable en cas d’accident. 

Par ailleurs, la loi Montagne II, dont le décret d’application a été publié le 18 octobre 2020, vient poser de nouvelles règles. L’entreprise doit prendre des « dispositions relatives à l’obligation de port ou de détention d’équipements hivernaux des véhicules », afin d’améliorer la sécurité des automobilistes en période hivernale (du 1er novembre au 31 mars de l’année suivante). Cette loi prévoit l’obligation d’équipements spéciaux pour les véhicules qui se déplacent en zones montagneuses en période hivernale (dispositifs antidérapants amovibles, destinés à au moins deux roues motrices : chaînes textiles, chaussettes à neige, chaînes à neige métalliques ou encore chaînes hybrides ; ou pneus hiver sur les quatre roues.)

En cas d’accident de la route, la responsabilité pénale des gestionnaires de flotte automobile et des chefs d’entreprise peut être engagée s’il s’avère que le véhicule concerné n’était pas dûment équipé.  

À propos de Jenji

Fondée en 2015, Jenji est l’un des leaders de solutions de gestion des frais professionnels et des indemnités avec 7 bureaux et plus de 35 000 clients internationaux à travers le monde, dans tous les secteurs d’activité. L’entreprise compte notamment MAN Truck & Bus, Matmut, Total, l’Assemblée Nationale ou encore GRTgaz.

Jenji a réinventé ces solutions en utilisant les technologies du Cloud et de l’IA tout en concevant une expérience utilisateur simple et moderne, accessible en déplacement, partout dans le monde.

Avec Jenji, les entreprises peuvent bénéficier d’une disponibilité, d’une cohérence et d’une visibilité des données en temps réel grâce à l’analyse financière automatisée, développant ainsi les connaissances et la compréhension approfondies nécessaires au pilotage stratégique et opérationnel.